مهارات إدارة المشاريع بنجاح

مهارات إدارة المشاريع بنجاح

إدارة المشاريع هي العملية التي يتم من خلالها استكمال مشاريع الشركة والتي تتضمن عدداً من الأنشطة والأشخاص ولها مواعيد نهائية وميزانية ثابتة محددة مسبقاً حيث يتم التخطيط ومراقبة كل تلك العناصر واتخاذ الإجراءات الضرورية عند الحاجة.

إن لم تقم سابقاً بحضور دورات في إدارة المشاريع فستكون هذه المقالة مدخلاً هاماً يساعدك في كيفية إدارة المشاريع الصغيرة وخطوة في طريق إدارة المشاريع الاحترافية من خلال النقاط التي سنتناولها.

عند القيام بإنجاز أي مشروع فإن جميع التوقعات تكون منصبة نحو إنهاء المشروع في الوقت المحدد بأقل التكاليف وفي ذات الوقت يشترط نجاح المشروع وتميزه, ولتحقيق كل هذا لا بدء من إتباع خطوات إدارة المشاريع في جميع مراحل المشروع لضمان كل تلك الشروط, فما هي تلك الخطوات؟

الاستفادة من عقد المشروع

قبل البدء في تنفيذ أي مشروع يتم توقيع عقد ما بين العميل والجهة المنفذة للمشروع والذي يتضمن شروط تنفيذية عديدة بالإضافة إلى شروط جزائية تتعلق بالجودة ومدة التنفيذ, وأثناء قيامك في إدارة المشاريع لا بد أن تكون البداية من هذا العقد ليكون منطلقاً لتحديد الأهداف المراد إنجازها والآليات التي ستحتاجها لتحقيق المطلوب خلال الفترة الزمنية المحددة.

خطة العمل

بعد قيامك بتعرف المشروع في الخطوة السابقة, يبدأ الآن وقت إنجاز خطة العمل والتي تتضمن مراحل تنفيذ المشروع خطوة بخطوة بالإضافة لتخصيص الموارد وتقدير العمل والمدة اللازمة لإنجاز كل مرحلة من المراحل والكوادر العاملة والخبرات التي ستحتاجها لتنفيذ كل مرحلة بشكل منفصل.

تحديد إجراءات إدارة المشاريع

وهي الخطوط العريضة التي سيتم استخدامها لإدارة المشروع والتنقل ما بين مراحله مع التركيز على الكيفية التي سيتم التعامل فيها عند مواجهة الصعوبات والمشاكل وتجهيز فريق لإدارة المخاطر والجودة حيث أن إدارة المشاريع تتوجب عليك التعامل بشكل استباقي مع أي نوع من الطوارئ التي قد يواجهها المشروع.

إدارة خطة العمل ومراقبة الجدول الزمني والميزانية

حيث أنه من أهم الأمور التي يجب مراعاتها أثناء تنفيذ المشروع هي الزمن والتكاليف, حيث ينبغي عدم تجاوزهما الحد الأقصى المحدد في العقد, ولذلك ينبغي القيام بمراجعة دائمة لكليهما عند الانتهاء من كل مرحلة من مراحل تنفيذ المشروع كي لا يتم تجاوز الفترة الزمنية لإحدى المراحل مما يتسبب في تأخير تنفيذ المراحل التي تليها, كذلك الأمر من أجل النفقات والتي يجب تحديدها بشكل مسبق وتوزيعها على كل مرحلة من مراحل المشروع.

التركيز على نقاط الخطورة

حيث أن أي مشروع في بعض مراحله تتواجد العديد من نقاط الخطورة والتي يجب الانتباه عليها, حيث أنها قد تتسبب في فشل المشروع بشكل كامل دون القدرة على تداركها, ومن بين تلك النقاط قد تكون الجودة حيث يمكن استباقها من خلال إنتاج نماذج مصغرة من المشروع لاختبارها, أو مراحل الخطورة في المشاريع الهندسية التي تحتاج الكثير من الحذر أثناء تنفيذ بعض مراحلها كبناء الجسور والأنفاق وغيرها.

التنسيق مع راعي المشروع في حالات التعديل

فبعد انطلاق المشروع وتنفيذ مراحله الواحدة تلو الأخرى قد تتواجد بعض المعوقات والتي تتطلب القيام ببعض التعديلات في خطة تنفيذ المشروع, وفي حال واجهتك مثل تلك المعوقات عليك بالتنسيق مع الجهة الراعية للمشروع أو المالكة له لشرح أسباب التعديلات التي تحتاج القيام بها في سبيل نجاح المشروع, وكن حذراً من اتخاذ تعديلات حاسمة تتعلق في صلب شروط المشروع بشكل منفرد مما قد يتسبب في إشكالات عند تسليم المشروع.

تعريف فريق العمل بكامل المشروع

يجب تعريف فريق العمل بكامل حيثيات المشروع ومكامن الخطورة التي قد تتسبب في تأخير الإنجاز أو انخفاض الجودة, حيث أنك ومن خلال تعريفك لهم بتلك الحيثيات ستكون أكثر قدرة على تحميلهم مسؤوليات تنفيذ مهامهم بالشكل المطلوب دون تأخير أو انخفاض في الجودة بشكل مسبق.

حل المشاكل بالسرعة القصوى

لا يوجد مشروع إلا وتواجهه العديد من المشاكل في مراحل تنفيذه وهنا يكمن فن إدارة المشاريع من خلال القيام على حل تلك المشاكل بالسرعة القصوى, لأن أي تأخير في حل تلك المشاكل سيعود بالتأخير في موعد التسليم النهائي أو قد يتسبب بإخفاقات في المراحل التي تلي المرحلة التي حدثت فيها المشكلة.

كانت تلك مجموعة من مهام إدارة المشاريع التي يجب مراعاتها عند تنفيذ أي مشروع, نتمنى أن تساعدك في الحصول على فكرة موجزة عن هذا المجال الواسع والمتشعب والذي يحتاج إلى الكثير من الإطلاع والخبرة.

اضف رد

لن يتم نشر البريد الإلكتروني .

مشاركة